Gérer son temps #3 : comment optimiser votre agenda

L’agenda est choisi, maintenant voyons ensemble comment l’optimiser.

Vous conviendrez comme moi que cet agenda doit rester un outil destiné à vous aider, donc sa tenue ne doit être ni difficile, ni compliqué. Je vous partage dans cet article ma propre méthode d’organisation, essayez-la si vous le sentez, et voyez si vous vous organisez mieux chaque semaine et surtout, ressentez ce qu’elle apporte de différent afin de l’appliquer durablement.

***

Ma méthode pour optimiser votre agenda

 

Le premier paramètre essentiel à mes yeux est avant tout de bien déterminer vos objectifs et vos priorités. Si ceux-ci ne sont pas très clairs dans votre esprit, l’agenda ne restera qu’une To Do List et rien de plus ! Attardons-nous un peu sur vos buts :

 

Que voulez-vous précisément ?

 

Par exemple, je veux déménager (trop vague) ? Pourquoi ? Pour acheter une maison avec un jardin. Pourquoi ? Pour pouvoir jardiner. Pourquoi ? Parce que cette activité me détend. Pourquoi ? Parce que les mains dans la terre, je me sens libre. A ce moment-là vous visualisez totalement votre objectif, vous pouvez déjà entendre les oiseaux peut être autour de vous, vous sentez la terre humide… Bref vous entrez dans l’émotion de son accomplissement.

 

Dans quel délai souhaitez-vous atteindre votre objectif ?

 

Si vous ne vous donnez pas de délai, vous le réaliserez peut être dans une prochaine vie ! Vos objectifs bien précisés, vous pourrez commencer à les placer. 

 

Posez vos objectifs annuels :

 

Prenez le temps de répondre à cette question avant tout :

« Qu’est-ce-que je veux avoir accompli le 31 décembre 2014 ? » Puisque nous sommes en train de créer l’agenda de l’année à venir.

Puis la même question à 6 mois :

« Qu’est-ce que je veux avoir réalisé en juin 2014 qui me permettra de satisfaire mon objectif au 31 décembre ? »

Vous pouvez aussi répéter la question chaque mois jusqu’à ce que l’objectif soit atteint.

 

Cette méthode vous permettra d’avoir toujours votre objectif majeur en ligne de mire, et vous aidera à mettre en place très facilement votre stratégie.

Je vous conseille de noter vos objectifs annuels de préférence sur le planning des 12 mois, souvent présenté en accordéon, de façon à visualiser l’ensemble de votre année d’un seul coup d’œil. Placez ensuite les périodes déjà organisées : les vacances d’hiver, d’été par exemple, les grandes rencontres familiales, les semaines de séminaires, de formations, les déplacements prévus et réservés…

 

Les objectifs hebdomadaires :

 

En principe, vous avez déjà noté les 12 « pas » stratégiques visant à satisfaire ce que vous voulez accomplir à la fin de l’année. Vos objectifs incontournables sont déjà écrits mensuellement. Personnellement, je préfère ensuite prendre plus de temps à l’élaboration, semaine par semaine, de mon emploi du temps si les grands axes ont déjà été tracés mensuellement.

Idéalement le dimanche soir, vous prenez un temps afin de vérifier votre semaine passée : est-ce que vous êtes satisfait de ce qui a été accompli ? Est-ce-que vous pouvez revenir sur un/des rendez-vous qui se sont particulièrement bien passés ? Est-ce que vous pouvez rentrer dans cette émotion de satisfaction et d’accomplissement ? C’est une démarche importante qui vous permet de vérifier votre bon alignement avec vos valeurs et objectifs ou de corriger (sans culpabilisation) ce qui ne vous a pas donné satisfaction.

Un coup d’œil également sur le reste du mois à venir. En effet si vous avez noté une réunion importante dans deux semaines, il peut être utile de se donner un peu de temps pour la préparer.

Ensuite, définissez les éléments incontournables à réaliser ou à rendre. J’ai un stylo quatre couleurs qui m’est très utile afin de remplir mon agenda. Je les note en rouge, cela peut paraître très scolaire mais je suis certaine de commencer par eux.

N’oubliez pas non plus les éléments qui sont importants pour vous sentir bien et en équilibre. Ce sont en général les événements plus privés, comme le déjeuner avec des ami(e)s, le cinéma ou le théâtre, le footing ou la séance de yoga, la réunion de l’association à laquelle vous appartenez…

 

La gestion du quotidien : 

 

J’ai l’habitude de m’occuper de mon emploi du temps le matin, tôt, parce que j’aime l’énergie du matin mais rien ne vous empêche d’établir la veille au soir votre programme du lendemain, si cela vous permet de vous coucher plus sereinement. J’écris et je place tout ce que j’ai programmé pour ma journée, dans les espaces laissés libres, tout c’est-à-dire le privé comme le professionnel. En respectant au maximum un ordre de priorité.

Mais les imprévus me direz-vous ? Et bien un imprévu est à gérer de la même manière, c’est-à-dire que s’il est important et urgent, il faudra lui trouver un moment dans la journée pour le placer au détriment de ce que vous aviez prévu de faire, mais avec une plus petite priorité.

Si vous voulez vivre sans vous sentir coincé dans le temps, il vous faudra aussi accepter certains jours de lâcher une ou deux tâches de moindre priorité !

***

Personnellement, je note également le matin au début de mon planning mon intention pour la journée. Cette intention est toujours en relation avec ce que j’ai envie d’être et non ce que j’ai l’intention de faire. Par exemple, je peux noter le matin que j’ai l’intention d’être attentive à mon entourage, ou bien d’être plus dans l’écoute ou bien encore d’être disponible et souriante…

Poser cette intention quotidienne donne à ma journée une coloration différente. Je sors ainsi de l’obligation du FAIRE à la conscience du moment présent. Je me mets ainsi plus dans une posture de gestionnaire de moi-même dans le temps plutôt que de gestionnaire de mon emploi du temps et je vous assure que cela fait une grande différence.

***

 

Gérer son temps passe aussi par la gestion de soi
et l’organisation de son emploi du temps !

Découvrez les deux autres articles de ce dossier !