Vous arrive-t-il souvent de dire à la fin de la journée « je n’ai pas eu le temps de terminer mon travail aujourd’hui » ? Moi cela peut m’arriver encore… Quelle drôle de sensation, entre culpabilité et stress de non accomplissement, et quel problème aussi ! Surtout si la situation se répète au fil des jours et que l’on se retrouve avec de nombreuses petites tâches non classées qui finissent par s’empiler !
A ce sujet, je ne suis pas très favorable à l’utilisation de la fameuse « To Do List ». Elle n’est pour moi qu’un fourre-tout, sur lequel les tâches à accomplir s’ajoutent les unes aux autres sans priorité. Cela nous poussent souvent à agir en mode « pompier » plutôt qu’en acteur.
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Où est le problème ? Vous voudriez chaque soir quitter votre bureau l’esprit léger d’avoir satisfait l’emploi du temps que vous vous étiez prévu, n’est-ce-pas ? Or, souvent les urgences, les imprévus, s’invitent dans vos bureaux et donc dans vos agendas. Ils repoussent d’autant les impératifs du jour et font passer à la trappe les tâches annexes. Alors que vous aviez néanmoins prévu de les réaliser !
Une priorité est importante. Elle indique ce sur quoi vous voulez mettre toute votre énergie. Elle vient servir un but à court terme, à moyen terme, à long terme.
Par exemple, une priorité pour un demandeur d’emploi sera probablement d’envoyer des courriers, de contacter des sociétés. Son projet à moyen terme et donc sa priorité : je rédige mes lettres de motivation le matin de 8h à 10h. Ensuite je démarche les entreprises.
Mais ce même demandeur d’emploi veut, 3 fois par semaine et parce que cela lui fait du bien, aller courir pendant deux heures. Trois fois par semaine, il va donc placer son footing en priorité sur son emploi du temps, qui répond à un but plus immédiat : j’ai besoin de courir pour être en forme et m’occuper de mes recherches d’emploi.
Si vous avez décidé d’établir votre emploi du temps du jour en fonction de vos priorités, deux questions vont s’imposer :
En permanence, nous choisissons dans notre quotidien et vous savez que choisir, c’est aussi renoncer. Savoir établir des priorités ne veut pas nécessairement dire que vous réussirez à TOUT faire dans la journée !
Ma proposition est donc de quitter l’organisation presque mécanique de nos journées et de revenir à la satisfaction de nos besoins. Si je reprends l’exemple de ce demandeur d’emploi, il peut avoir grand besoin de faire de l’exercice 3 fois par semaine, afin de garder une haute énergie et pallier son stress durant cette période, qui peut parfois être longue et éprouvante. Il peut lui être nécessaire de prendre du temps à ne rien faire, pour réfléchir à son projet, à la façon dont il rêve de s’accomplir, se connecter à quelque chose de suffisamment fort, puissant et important pour lui, afin de diriger sa vie en fonction de ses valeurs.
Et c’est à partir de cette boussole interne qu’il sera beaucoup plus facile de piloter la journée, attentif à ce qui prioritaire et à ce qui nous met en vie à la fois. Il me parait donc très utile de déterminer notre intention au début de chaque journée.
Si vous voulez devenir pleinement responsable de ce que vous vivez, vous devez identifier très clairement ce que vous désirez. Poser vos intentions chaque jour va vous donner une clé importante pour vous aider à vous focaliser sur toutes vos activités en respectant profondément votre être, vos valeurs et vous ancrer dans la conscience du moment présent.
Une fois que vos intentions sont claires pour la journée, que vous avez choisi votre organisation, le temps imparti à chaque tâche, vous avez besoin de vous préparer à l’action efficace.
Bien entendu, nos journées ne se déroulent pas toujours comme souhaité, nous avons à composer avec une réalité changeante et nous adapter aux opportunités comme aux contraintes.
Nous devons sans arrêt osciller entre le concret des tâches incontournables, à réaliser chaque jour (il faut, je dois), et le non moins concret du présent, présent à soi (je choisis, j’ai envie).
Voici quatre questions à se poser lorsqu’un choix s’impose :
Y a-t-il un risque si je le fais ?
Si je le fais, qu’est-ce que cela m’apporte ?
Est-ce une opportunité de le faire maintenant ?
Cela satisfait-il mon intention pour la journée ?
L’attention et la concentration à l’exécution de chaque tâche est primordiale, sinon nos délais et nos objectifs ne seront pas tenus. Extérieurement, nous serons peut être assis à travailler mais intérieurement, notre mental sera divisé et rêveur. Ces dialogues internes et ces pensées conflictuelles nous font véritablement « perdre notre temps » et nous éloignent du moment présent.
Décidez donc d’accorder 110% de concentration, lorsque vous avez choisi de vous consacrer à une tâche en particulier. Vous gagnerez ainsi en clarté et en rapidité d’exécution.
Vous achèverez chaque journée de travail, pleinement satisfait, commencerez chaque matinée avec des perceptions claires et fraîches et alimenterez le cercle très vertueux de la motivation.
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Gérer son temps passe aussi par la gestion de soi
et l’optimisation de son agenda !
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